Mi jellemzi a társaságok működését? Az a vállalkozás, akinek csak néhány ügyfele van, az üzlettel kapcsolatos információkat, rendeléseket fejben tartja. Ha a társaság már nagyobb, akkor több munkatársa is önállóan tárgyal a vevőkkel, a szállítókkal. A számítógépek szövegszerkesztő, táblázatkezelő, levelező programjai segíthetik a szerződéskötéseket, a kommunikációt. A háttérben elszeparáltan történik a könyvelés. A kereskedő cégek használnak egy számlázó + készletnyilvántartó rendszert. Mit gondolnak, előnyben van a konkurens cégeivel szemben az, aki néhány másodpercen belül ismeri a vevő vásárlási szokásait, mit szokott (és mit nem!) venni, kik a kiemelt vevők, akik nagyobb odafigyelést igényelnek, kik a lemorzsolódó vevők, akiket elcsábít a konkurencia Egyáltalán ismerjük vevőinket, odafigyelünk rájuk? Ha egy társaság nem csak kereskedik, hanem maga is gyárt terméket vagy komplex szolgáltatás nyújt, akkor szervezetten történik a folyamatok szervezése? Használnak projektkezelő rendszert? Az esetek többségében nem, így nagyon sok információ csak az üzletkötő fejében és személyes feljegyzéseiben található. Mi lesz a vállalkozással, ha ez a munkatárs - akár csak néhány hétre is - kiesik a munkából? A probléma: Tapasztalatunk szerint a társaságok zöme még nem ismerte fel az információ hatalmát. Több önállóan működő rendszert használnak, melyek között a kommunikáció csak a legritkább esetben automatikus. Az automatizmus hiánya nagyobb emberi erőforrás igénybevételét jelenti és ezáltal jóval költségesebb és nehezen átláthatóbb a működtetése. Ha egy információt két személy két különböző helyre visz fel, az a legritkább esetben egyezik meg. A vezetés számára nehezebben átláthatóak a társaság belső működési folyamatai, kevésbé észrevehetőek az anomáliák, ezáltal nem tud időben „lépni „ és ráhatni a folyamatokra. A vevőkről szerzett információk legtöbbször egy-egy személy birtokában maradnak és nem hasznosíthatóak és nem nyújtanak segítséget a társaság piaci előnyszerzéséhez. A megoldás: A piacon több olyan szoftver található, amely nem csak az alapvető funkciókat (kereskedelem, könyvelés) támogatja, hanem integrált részét képezi egy ügyfélkiszolgáló (CRM) és (a) projektkezelő modul is. A társaságunk által készítette Visual Apolló program is ilyen. Az elmúlt évben több bemutatót tartottunk, ahol igyekeztünk meggyőzni a résztvevőket az integrált működés előnyeiről. Mi lehet(ne) az ellenérv ellene? Több vezető attól félt, hogy a megosztott, a „közkincsé" tett információ a munkatársaikat arra ösztönözheti, hogy önálló vállalkozásba kezdjenek. Érvként hoztuk fel rendszerünk mellett, hogy a Visual Apolló szoftver jogosultsági rendszere nem akadályozza meg a komplex információs bázis kialakítását, viszont beállítható benne (az) hogy a közös tudásból mindenki csak azon információkhoz jusson hozzá, ami a munkájához elengedhetetlen. Követelmények ERP szoftver kiválasztásakor Milyen szempontokat vegyünk figyelembe új rendszer vásárlása előtt? A tervezés folyamatában végig kell gondolnunk a legfontosabb működési, üzemeltetési, biztonsági kérdések mellett a cég anyagi lehetőségeit is. Lássuk lépésről lépésre mit is várhatunk egy ilyen rendszertől? 1. Milyen területre keresünk szoftvert? Gondoljuk át mely szervezeti egységek munkáját szeretnénk támogatni vállalatirányítási rendszerrel. Az elmúlt idők telefonos megkeresései alapján többen számlázási rendszer iránt érdeklődtek. Vajon ők mit értékesítenek? A kereskedő cégeknek meg kell találni a legjobb beszerzési forrást. A partnerek adatainak, szokásainak, a lefolytatott tárgyalások nyilvántartásával, elemzésével megtarthatjuk a vevőinket, erősíthetjük szállítóinkkal a kapcsolatainkat. Termelő, szolgáltatást nyújtó cégek egy folyamat végén jutnak el az értékesítésig, a számlázásig. Egy projektkezelő modullal biztosítani lehet a határidők, a technológiai lépések betartását, az optimális költséggazdálkodást. 2. Integrált működés. Munkatársaink sem elszigetelten dolgoznak, miért tűrnénk el ezt egy minket kiszolgáló szoftvertől! Fontos kiválasztási kritérium, hogy a beérkezett információkat csak egyszer kelljen feldolgozni, és munkatársaink számára hozzáférhető legyen a munkájukhoz szükséges valamennyi adat. A sokat emlegetett csoportmunka és távoli elérhetőség is elvárás lehet a program kiválasztás szempontjaiban. 3. Milyen mélységű a jogosultságok rendszere? Az integritás mellett gondoljunk az adatok védelmére és az adatbázis biztonságára is. A jó számlázó programnak minden szempontból biztonságos és átlátható működést kell biztosítani a cég számára. A felhasználók által végzett műveletek tételes rögzítése és visszakövethetősége csak egy része az ilyen programoktól elvárható funkcióknak. A mobil munkavégzés korában fontos lehet, hogy az adatbázisaink olyan titkosítást kapjanak, amely segítségével még egy elveszett laptop esetén sem kerülnek ügyfél adatok rossz kezekbe. 4. Rendelkezésre állás - elérhető-e a fejlesztő? A magyar jogszabályok elég gyakran változnak. A társaságoknak rugalmasan kell alkalmazkodni a piaci elvárásokhoz. Ez csak olyan szoftverrel érhető el, amely mögött azonnal elérhető a fejlesztő. Ne válasszunk olyan szoftvert, ahol a fejlesztéseket több hónap (van olyan program, ahol a fejlesztés átfutási ideje években mérhető) múlva kapjuk meg. Minden fejlesztő a saját szoftverét ismeri legjobban, ők tudnak leggyorsabban reagálni a felmerült igényekre és ezek megoldására.