A hatékony kintlévőség-kezelés minden vállalkozás számára szükséges, ahol rendszeresen előfordul késedelmes fizetés. Ez a munka a fizetési határidő lejártát követő napon kezdőik, a fizetési felszólító levelek, telefonos és személyes megkeresés eszközeivel. Amennyiben ennek során érzékelhető, hogy az adós döntése szerint vagy gazdasági lehetőségei alapján nem valószínűsíthető a követelésünk kiegyenlítése, akkor jogi eljárást kell kezdeményezni. A peres eljárás jogszerűsége érdekében jogászt is be kell vonni az ügyintézésbe. Az APOLLO Integrált Ügyviteli Rendszer kintlévőség–kezelő modul célja az eljárásba bevont ügyek elvégzett lépéseinek, elkövetkező feladatainak, és a különféle határidejének nyilvántartása. A főmenü (melyet az alábbi ábrán látunk) rendszerezi a kintlévőségkezeléssel kapcsolatos feladatokat. A paraméterekben meghatározhatjuk a modullban rögzítendő számlák induló sorszámait és a létrehozott, vagy csatolt dokumentumok útvonalát. Személyhez köthetjük a különféle adatok írásának, olvasásának, törlésének jogait. A törzsadatok egyik csoportják a következők alkotják a partnerek, bírók, csődbíróságok, végrehajtók, felszámolók és végelszámolók adatai, feladatok, dokumentumok, események típusai, és dokumentum minták, A törzsadatok másik csoportjába tartoznak: az ítélet típusok, valamint a megitélt összegek jogcímei, és a hozzájuk kapcsolt vevőszámlák besorolásai és főkönyvi számai, a fizetési meghagyás, kereset állapota, a végrehajtási eljárás kezelése, lezárásának oka, a végrehajtási eljárás költségeinek tipusai, és a velük kapcsolatos kimenő számlák és/vagy bejövő számlák besorolásai és főkönyvi számai, a végrehajtás – letiltás vagy a felszámolási eljárás típusai, állapota, a lezárás okai, és a perbevonás okai. A törzsadatok felépítésével igényeink szerinti részletezettséggel, gyorsan, pontosan és hatékonyan tudjuk követni a peres ügyek folyamatát. Egy-egy peres ügyet egy-egy „ A K T A ” képvisel. Az aktákat keletkezésük sorrendjében sorszámozzuk. Az „Akta” minden olyan adatot tartalmaz, mely a követeléskezelés szempontjából releváns. Ezért tartalmazza az eljárásban résztvevőket, a perbevontakat, a kapcsolódó számlákat és minden eseményt, megtett intézkedést, csatolt dokumentumot, ami a munkánk során rögzítettünk. A megfelelő eredmény érdekében minden kapcsolódó adatot naprakészen és pontosan kell rögzíteni. A rendszerben új AKTA-kat nyithatunk, karbantarthatjuk annak adatait, kereshetünk az AKTA számára, az adós nevére, a kapcsolódó fizetési meghagyás, kereset adataira. A fizetési meghagyáshoz vagy keresethez kapcsolhatjuk az adós vevőszámláit. Az adatok karbantartásával követhetjük a kintlévőség kezelés lépéseit. A megítélt összegeket jogcím szerint tartjuk nyilván. Az ítélet alapján számlák megbontásával külön csoportosíthatjuk követeléseinket A végrehajtási eljárásnál lehetőség van a behajtás várható költségeinek rögzítésére, annak adósunkkal szembeni követelésként, illetve a végrehajtást, behajtást végzővel szembeni fizetési kötelezettségként történő előírására. Felszámolás esetén az eljárás adatait kell rögzítenünk. Megfelelő szervezés és inegráltság esetén a kintlévőség kezeléssel kapcsolatos követelések és kötelezettségek összegeit a könyvelési rendszer részére átadhatjuk. A munka során feladatok keletkeznek. Rendszerünk ezeket a feladatokat, a hozzájuk tartozó határidőket és felelősöket, valamint annak készültségét nyilvántartja. A dokumentumok kezeléséhez is segítséget nyújtunk a „minta” dokumentumok automatikus kitöltésével, a csatolt vagy szkennelt dokumentumok újranyomtathatóságával. A kintlévőség-kezelés eredményességének mérése érdekében kimutatások készülnek a peres ügyekről, a keresetekről és fizetési meghagyásokról, tárgyalásokról, végrehajtási eljárásokról, a megitélt összegekről, felszámolási eljárásról.