Szállítói számlák automatikus feldolgozása Egy vállalkozás naponta számtalan szállítói számlát kap. Ezeknek nagy része papír alapú, kisebbik hányada elektronikus aláírású számla. Az elektronikus aláírású számla a PDF számla mellett (vagy beépítve) tartalmazza a számla adatát XML formátumban is. Az XML formátum számítógéppel feldolgozható. Azon szállítókat, akik papíron küldik számlájukat, meg lehet kérni, hogy a jövőben ők is elektronikus aláírással (XML melléklettel) számlázzanak. Ha erre nincs lehetőségük, akkor se adjuk fel a reményt a munka könnyebbé tételére. A papíron érkezett számlákat is át lehet alakítani számítógéppel feldolgozható formátumra. Erre karakterfelismerő szoftverek állnak rendelkezésre. Mi az Offisys rendszert ajánljuk, amely reális áron, nem csak magyar nyelvű számlákat képes értelmezni. A Visual Apolló rendszer mindig élen jár a munkafolyamatok automatizálásában. Legújabb fejlesztésünk a monoton szállítói számlák feldolgozását gyorsítja. A szállító számlák feldolgozása két módon történhet. I. Iktatjuk a számlát, igazoltatjuk, majd a jogos számlákat lekönyveljük. II. Egy lépésben iktatjuk és könyveljük a számlákat. Az Apolló rendszer mindkét módszert támogatja. A kapott számlákat egy mappába kell gyűjteni. A számlafeldolgozó programunk a feni lépéseknek megfelelően: I. Felkínálja iktatásra a mappában található számlákat és tartalmukat eltárolja, majd könyveléskor felkínálja ezeket. II. A mappában található számlákat sorban felkínálja, melyet iktathatunk és könyvelhetünk egy lépésben. Az Apolló rendszer jelenleg a NAV szabványnak megfelelő XML fájlt és az Offisys karakterfelismerő program XML fájlát képes feldolgozni, de igény esetén más felépítésű XML-ek feldolgozását is vállaljuk. Az Apolló rendszer szállítói számlafeldolgozó rendszere öntanuló. Az XML fájl alapján (adószámra) beazonosítja a számla kibocsájtóját. A számla kontírozását letárolhatjuk (egy szállítóhoz akár többet is), melyet a következő ezen szállítótól érkező számla kontírozásakor felhasználhatjuk. A számlák feldolgozásánál választhatunk, hogy a kontírozási maszkkal rendelkező számlákat automatikusan dogozza fel, vagy minden számlánál álljon meg és kézi kontroll után fejezze be a számla könyvelését. Milyen modul kell az automatikus szállító számla feldolgozásához? Az „automatikus szállító számla könyvelése” modulra van szükség, aminek az ára 85 eFt + áfa. Ha Ön könyvelő irodában dolgozik, akkor a feldolgozandó számlákat tartalmazó szeparálható ügyfelenként, ahová a számlákat akár az ügyfél is feltöltheti. Ha Ön készletgazdálkodási rendszerével is szeretné összekapcsolni az automatikus számlafeldolgozást, amelykor a számlát cikkenként összevetjük a szállítólevél alapján történő bevételezéssel, akkor az alap modulunk „extra” változatával ezt is megteheti.