A Visual Apolló rendszer könyvelési modulja általános rendszer, bármely üzletágú társaság elvárásainak maximálisan eleget tesz. Programunk mindenkor megfelel az érvényes jogszabályoknak. A Visual Apolló működését a rendszer bevezetésekor a társaságra számviteli politikájának megfelelően beállítjuk. Ilyen pl.: a könyvvezetés módja (elsődlegesen költségnem vagy költséghelyre könyvelnek, a könyvvezetés devizaneme, a számlarend felépítését, gyűjtőszámlák használatát. A partnertörzsünk az ügyfelek legfontosabb adatait nyilvántartja. Összeköthetjük a Heti csődértesítő adatbázisával, amivel kiszűrhetjük a problémás ügyfeleket. A vevők megítélését a hitelképesség vizsgálat is segíti. A Visual Apolló képes belföldi és külföldi számlákat egyaránt készíteni mind forintban, mind devizában. A számlázást előre definiált számlamaszkokat segíthetik, melyben előre megadhatjuk a könyvelési és áfa adatait is, amely lehetővé teszi a számvitelt nem ismerők számára is azonnal könyvelt számlák készítése. A számlázandó tételeket Excel fájlból is fogadhatjuk. Lehetőség van a számlák elektronikus aláírására és e-mailben történő továbbítására. A számla formája a vállalkozás igénye szerint alakítható. Az külföldi számla magyar, angol és német nyelven egyaránt kiírja a számla állandó szövegeit. Hiba esetén akár helyesbítő számlával korrigálhatjuk, akár sztornírozhatjuk azt. A számla készítésekor lehetőség van a fizetési határidő szerint a megbontására, így az építőiparban oly fontos garanciális visszatartások kezelése is megoldott a rendszerben. A Visual Apolló egyik legfőbb előnye az egyszeres adatbevitel. Az analitikákban rögzített (készített) számlák azonnal bekerülnek a főkönyvi könyvelésbe és az áfa analitikába is. A rendszer természetesen biztosítja a folyamatos egyezőséget a főkönyv, analitika, illetve áfa kimutatások között. Nagy hangsúlyt fektetünk a felhasználók „egyéni ízlésének” kielégítésére, igényeinek kiszolgálására is. A számla-formátumon túl a pénzügyi levelezések (egyenlegközlő, fizetési felszólítás, késedelmi kamatközlő levél, kompenzáló levél) is a cég saját emblémával, saját ízlés szerint kialakíthatóak. Az értékvesztés elszámolása a számviteli politikánknak megfelelően történik. Az egyedi értékelést figyelembe véve a Visual Apolló rendszerben vevőnkként, számlánként különböző százalékban elszámolja az értékvesztést. Nem csak az elszámolásra, hanem a visszakönyvelésre is lehetőség nyílik. A Visual Apolló lehetőséget biztosít a beérkező szállítói számlák iktatására, igazolásra történő kiadására (akár belső levelezési rendszeren keresztül), rögzíthetjük az igazolás tényét, lekönyvelhetjük a számlát, rendelkezhetünk a kifizetésről. A szállítói számlák adatait beolvashatjuk az elektronikus aláírású számla XML állományából. Ha a számlákat papír formájában kapjuk, akkor tudunk ajánlani olyan karakterfelismerő rendszert, amely adatai szintén automatikusan bekerüljenek az Apolló rendszerbe. A költségek, kiadások között sok olyan tétel van, amely több hónapot, akár több évet is érintenek. E tételeink időbeli elhatárolására már a szállítói számlák rögzítésekor, vevői számla készítésekor lehetőséget biztosít a rendszer. Meg lehet határozni, hogy mikortól és hány hónapra szeretnénk elhatárolni a költségeinket ill. az árbevételt. A rendszer automatikusan szétbontja az összeget a meghatározott időszakara, így a havi bontású eredmény- kimutatásunk a valós képet fogja mutatni és év végén sincs gondunk az időbeli elhatárolások könyvelésével. A devizás számlák analitikája hasonlóan működik, mint a forintos, csak a fő szerepet a deviza értéke kapja. Számla mind devizában, mind pedig forintban könyvelődnek. Pénzügyi teljesítéskor pedig az Apolló automatikusan elszámolja az árfolyam-különbözetet. Az év végi árfolyam-különbség számolása is automatikusan történik. A könyvelési modulban automatikusan letárolásra kerülnek az analitikákban (pénzügy, tárgyi eszköz, további modulok) rögzített bizonylatok főkönyvi könyvelése. Nem csak az analitikákból kerülhetnek azonban be könyvelési tételek, hanem lehet úgynevezett vegyes könyvelési adatokat   rögzíteni. A könyvelési modulban találhatjuk a főkönyvi kartonok, főkönyvi kivonatok készítését is. A rendszerben 19 szempont szerint kérhetünk főkönyvi kivonatot. A mérleg és az eredmény-kimutatást a magyar nyelven kívül angol, német, francia nyelven is elkészíthetjük A listák, a kimutatáshoz nem csak a képernyőn tekinthetők meg ill. printeren kinyomtathatóak, hanem számtalan windows formátumban (PDF, XLS, DOC, HTML) le is menthetők. A listák adatai tovább-feldolgozás céljából XLS, dBase, XML és további formátumokban is exportálhatóak . Ahhoz, hogy átfogó képet kapjunk gazdálkodásunkról, nemcsak mérlegre és eredmény- kimutatásra van szükségünk, hanem készíthetünk a vagyoni helyzet, illetve a pénzügyi helyzet alakulásáról és a mérleg- elemzésről mutatókat, továbbá cash flow-t is. A külföldi érdekeltségű vállalkozások a főkönyvi kivonatot, a tervelemzés t elkészíthetik a számlarendben feltöltött külföldi számlaszámok szerint, azok idegen nyelvű megnevezésükkel akár a könyvelt forint értékben, akár devizára (napi, havi átlagárfolyamon) átszámolva. A deviza könyvelési menüpontban találhatjuk az analitikákban devizában rögzített gazdasági események könyvelési tételeit. Itt is, mint a forintban történő könyvelésnél, lehetőség van vegyes könyvelési tételek rögzítésére akár a bizonylat- nyomatásával együtt. Vegyes könyvelési tételek (pl. költség-felbontás) gyakran Excel-ben elvégzett számítások alapulnak. Mind a forint, mind a deviza könyvelési menüpontban lehetőség van XLS formátumú feladások fogadására. Ez komoly előnyt jelenthet, mert lehetővé teszi a külső vagy belső hálózaton érkező feladások közvetlen feldolgozását. A munkaszám, a három (bármilyen célra használható) analitikus mező gyakran strukturált felépítésű. Pl. az első két pozíció adja meg a gyáregységet, a következő két pozíció a főosztályt, az ezt követő kettő pedig az osztályt azonosítja. A könyvelési elemzések nem csak mező teljes tartalmára, hanem ezen pozíciók tetszőleges kombinációjában is elkészülnek. Az áfa analitikába a folyószámlás tételek rögzítésekor automatikusan bekerülnek az adatok. Adatbevitelkor megadandó egy Apollós áfa-kód, amely meghatározza, hogy az áfa- bevallás mely sorába fog kerülni az áfa-alap és az áfa értéke. Programunk elkészíti bevallásokat és átadja az ABEVJAVA programnak. Az áfa időszakának lezárása után, ha lezárt időszakra rögzítünk egy elkésett bizonylatot, akkor a rendszer figyelmezet a lezárt időszakra és az eredeti teljesítés időszakát megőrizve automatikusan beteszi az értékeket az első nyitott időszak első napjára. Az áfa-analitika megmutatja az elkésett tételeket és így elvégezhetjük az esetleges áfa önrevíziót. A Visual Apolló rendszerben zárhatjuk a könyvelési adatokat is havonta, nem könyvelhetünk lezárt időszakra könyvelünk. A Visual Apolló rendszerben 14 könyvelési időszak található. A 0-s hónap a nyitó, a 13. hónap a záró hónap. A fogalmi adatok a nyitástól és a zárástól elkülönítésre kerültek, a tizenkét hónap akár el is térhet a naptári időszaktól. A gazdaságiév-zárás funkció automatikusan lezárja az évet, összevezeti az eredményszámlákat és megnyitja főkönyvben és az analitikákban is az új évet. A számviteli törvény egyre több cég számára biztosítja a devizában történő könyvelést. Az Apolló rendszer már több, mint tizenöt éve képes nem forintban történő könyvelésre is.